United Broadcast Facilities
Nieuwe applicaties de oplossing voor United Decor
“Onze klanten kunnen nu in onze webshop al onze rekwisieten bekijken”
Facilitair dienstverlener United Broadcast Facilities (UBF) biedt haar klanten creatieve maar ook technische ondersteuning als het gaat om audiovisuele producties. Doordat United Broadcast Facilities uiteen valt in verschillende onderdelen kan de organisatie pas echt full-service concepten aanbieden. UBF valt uiteen in de onderdelen Unicam, Satellite Services, Cinevideogroup, Decor en Postproduction. Zo werkt UBF voor programma’s als ‘Boer zoekt vrouw’, ‘Hart van Nederland’, ‘RTL Boulevard’ en ‘Man bijt Hond’, maar ook voor Defensie en diverse non-profitorganisaties.
De situatie
Door de centrale ligging van het kantoor van United Broadcast Facilities, namelijk op het Media Park te Hilversum, maken veel televisieproducties en filmproducties gebruik van de rekwisieten van UBF. Het enorme aanbod van rekwisieten leidt daardoor al snel tot een chaos. Denk bijvoorbeeld eens aan al het administratieve werk wat daarbij komt kijken. Het magazijn waarin alle rekwisieten zijn opgeslagen beslaat ruim 5000 vierkante meter. “De spullen variëren van stoelen en schilderijen tot maliënkolders en verkeersborden.
De oplossing
“Voorheen werden offertes nog vaak via de post verstuurd en werd naar aanleiding van de wensen van de klant een foto van bijvoorbeeld een stoel in de offerte verwerkt”, verwoordt Bart Henni. Schutte Informatisering heeft dit proces vereenvoudigd door een webshop te realiseren waarin alle rekwisieten staan waaruit klanten kunnen kiezen. “Omdat het vaak voorkwam dat klanten een ander object bedoelden dan waarvoor wij de offerte uitschreven, merken we nu dat de webshop veel beter aansluit en wij daarmee een veel betere service kunnen verlenen aan onze klanten. Daarnaast scheelt het ons ook gewoon een heleboel tijd”, merkt Henni op. De klanten kunnen rekwisieten toevoegen aan de wenslijst en zien daarbij direct wat de huurprijs en -periode is.
United Broadcast Facilities maakt, na het advies van Schutte Informatisering, gebruik van het volgende:
- Webshop; Een op maat gemaakte webshop waarin het aanbod van alle rekwisieten van United Broadcast
Facilities worden weergegeven. Klanten kunnen zodoende alle producten bekijken.
- Nieuwsbrief; Om te voorzien in de informatiebehoefte is er een nieuwsbriefomgeving in werking gezet.
- Microsoft Exchange Server; De mailomgeving maar ook het agendabeheer is gemigreerd in een Micosoft
Exchange Server.
De reacties
Om de medewerkers van de afdeling Decor van United Broadcast Facilities op de hoogte te stellen van de werking van de webshop en de nieuwe functionaliteiten en applicaties, heeft een consultant van Schutte Informatisering een training gegeven. De training was zowel geschikt voor het technische personeel als de salesafdeling. De applicatiebeheerder is hier zeer tevreden over. “Het is een goede sessie geweest, waarin de mensen werd verteld hoe om te gaan met marketingactiviteiten via het web”, aldus applicatiebeheerder Gerard van Kuijl. “Er ging een wereld voor ze open.”
De keuze
“Schutte Informatisering heeft voor ons in totaal drie projecten in werking gezet. Ze hebben dit geheel bij ons geïmplementeerd en ook de hardware geleverd.” Gerard van Kuijl geeft als laatste nog aan dat het laatste project, de vernieuwde website van United Broadcast Facilities, in werking zal treden. Het benaderen van andere markten, waaronder de evenementenmarkt, was één van de belangrijkste redenen om een webshop te laten ontwikkelen door Schutte Informatisering. Henni geeft aan: “We trekken nu inderdaad dit soort klanten aan, maar ook film- en commercialmakers, particulieren en verenigingen die een themafeest organiseren, kloppen bij ons aan.”
De toekomst
De vraag naar de facilitaire diensten van United Broadcast Facilities blijft alsmaar groeien. Door de kennis en het vakmanschap van UBF te bundelen met zowel binnen- als buitenlandse partners wordt het pas echt mogelijk om ook de internationale markt te opereren.
United Broadcast Facilities
Naarderweg 16
1217 GL Hilversum
www.ubf.nl
